英文 Email 潛規則

English Learning Sep 17, 2021

你知道正式的英文 Email 也有潛規則嗎?若沒有好好掌握這些規範,小心冒犯到對方而不自知,或是失去進入好學校或公司的機會。

收件人很可能握有你理想職涯/學涯的生殺大權,可能是你未來的老闆或老師。當你有求於人時,使用正確又切合時宜的正式英文 Email 禮儀便非常重要。

但坊間與網路上的資訊危機四伏,多半沒有經過嚴謹審核或英語母語人士的認同。再加上英文近二十年來的變化快速,過去正確的英文資訊也可能早已過時!

現在,我們透過基礎架構(主旨開頭內文結尾署名)、格式範例,將正式英文 Email 的潛規則一次交給你。


主旨

主旨是門面,千萬不能空白!要言簡意賅、一目瞭然,讓收件者一眼就能約略看出信的目的。最好能點出與收件人切身相關的訊息,以免被忽略或誤認為垃圾信件。

❌ A question → 不夠具體
✅ A question about today's class → 清楚且和收件人切身相關

另外,主旨也是信件的標籤,所以習慣寫成名詞形式,而非動詞形式。第一個詞的開頭記得要大寫,拼字也要再三檢查。

Illustration by Aleksandr Smetanov from Ouch!

開頭

開頭的預設架構是:Dear + 對方稱謂 + 對方姓氏 + 逗點

要注意每一個詞的開頭都要大寫。

✅ Dear Professor Johnson
❌ Dear professor Johnson

要選擇適當的開頭,你得考慮下面兩點:

  1. 信件的性質:正式程度、目的
  2. 你與對方的關係:通信頻率、熟識程度

當不太確定怎麼選擇時,保險起見就用預設的寫法吧!

Dear

這裡的 Dear 是正式而親切的打招呼,不是親暱的「親愛的」。

有些人會用 To,語氣相當於「以下是寫給某某的」,較為疏遠,可以斟酌是否合用。

若是半正式、想營造輕鬆氣氛的信件,也可以用 Hello 或 Hi。

至於 Hey 就非常不正式,千萬別用在正式信件中喔!

對方稱謂

最普遍的稱謂就是:男性用 Mr.、女性用 Ms. [mɪz] (不論已婚或未婚)。Mrs. 特指已婚女性。而 Miss 則是已退流行的用法,近乎沒什麼在用了。美式與英式的用法也有點差異:美式用法會加上點 (Mr. 或 Ms.),英式則習慣不加點 (Mr 或 Ms)。

此外,稱謂也可以使用對方職業。 較常用的是 Dr. (Doctor) 或 Prof. (Professor),其他的職業則較少用,習慣上還是會使用 Mr. 或 Ms.。

對方姓氏

格式上要注意:稱謂和姓之間要空格。

✅ Ms. Johnson
❌ Ms.Johnson
✅ Professor Johnson
❌ ProfessorJohnson

如果對方提過你可以直呼他的名字,那麼你就可以直呼對方 Allison,不必使用姓氏 Ms. Johnson。

那...如果不知道對方姓氏的話怎麼辦呢?原則上建議你努力找出來!如果真的找不到,也可以轉個彎,寫出收件者的身分。例如:

Dear Personnel Officer
Dear (Company Name) Representative

至於 To Whom It May Concern 在一般正式信件中盡量不要用,因為這個用法十分嚴肅,較適用於極正式的商用或法律場合,例如:遺囑的開場白、上司寫給下屬的嚴肅公告等。而且,收件人可能會 覺得:「這不 concern 我啊(和我無關),我何必讀呢?」。

另外,Dear Sirs 和 Dear  Madams 的用法早已退流行二十年,別再用了!

Illustration by Aleksandr Smetanov from Ouch!

逗點

除了使用逗號 (,) 之外,也可以使用連字號 (-),它們都是一種比較友善、與對方建立關係的表達方式。差別在於逗號較為正式,連字號比較適合用於通信次數較多、熟識的人之間。

冒號 (:) 則是在很嚴肅的情況下使用,如正經八百的公文。要特別注意:一般正式書信使用冒號很可能讓對方感到不舒服,像是在對著對方大聲說話,或是命令對方,情境可能是上級對下屬寄出的警告信。

內文

第一個段落就該開門見山講目的,然後附上想補充的重點內容並標出重要的日期期限。

相對的,若是一封非正式、半正式的信件則可以先噓寒問暖一番。你可以說一些關心對方的話:

Hope  you've been well.
I hope all has been well with you and your family lately.

最後可以補上感謝的話,像是:

Thank you for your consideration/assistance.

可別用不正式的 Thanks 喔!除了說謝謝,你也可以說期待對方回信:

Looking forward to hearing from you soon.

結尾

結尾的用詞會因為文化或習慣而有不同的偏好。比較常用又安全詞有:

Best regards
Best wishes
Regards

所以,如果不想花腦筋又怕出錯就三擇一即可。

如果想特別表達你的「誠懇」,也可以用 Sincerely,例如: 真誠地幫別人寫推薦信時使用。

如果想讓信件更正式,甚至營造一點距離感,可以用 Kind regards,或又進一步將兩個詞的開頭字母都大寫成 Kind Regards,甚至是 Kindest Regards。至於這層「距離」是否得宜,就自行判斷囉!

要特別注意的是:Sincerely yours、Yours truly 和 Truly yours 等用法已經退流行了,因為我並不是 yours (你的),所以別再用了!除非是特殊的暗示或諷刺情境,比如說:你是前男友想和女方復合,那寫給女方的情書結尾或許就可以用 Sincerely yours。😏

正式信件的結尾原則上加英文逗號 (,),驚嘆號的表達過於情緒化,不建議使用。另外,除非是特殊的強調狀況,否則結尾只有第一個詞的開頭字母大寫, 其他都小寫喔!

署名

正式 Email 要署上全名 Abby Lin。格式上不必如中文書信靠右。

如果對方直呼你的名字,你在署名時也可以自稱名字 Abby 即可,不必加上姓氏 Lin。

對方會直呼你的名字也是代表你們雙方有更進一步的關係,若是不太熟識的正式往來,還是署上全名。

格式

開頭必須頂格書寫。開頭和內文之間、內文各個段落之間、內文末段和結尾之間、結尾與署名之間都空一行。

內文的每個段落第一句話縮排或不縮排皆可。若決定縮排,則結尾、 署名也要縮排!相反地,如果內文不縮排(頂格書寫),那麼結尾和署名也都頂格書寫。縮排時,只要按一下鍵盤上的 Tab 鍵,或是用空白鍵按 5 格或 7 格即可。

其他提醒

記得檢查收件人的信箱地址是否正確。

若擔心 Email 內文的格式跑掉,可以把信件文字的設定從 HTML 改成純文字。因爲 HTML 有時會有些暗藏的指令,寄出後可能會顯示我們不想要的排版或文字效果。

除非必要,否則別夾帶檔案,把內容都打在信裡就好。因為對收件者而言,打開檔案不但費時,而且有電腦中毒風險。

範例

學完撰寫正式英文 Email 的技巧後,我們來看看怎麼禮貌地請老師幫忙寫推薦信吧!


主旨:Request for letter of recommendation

信件內容:

Dear Professor Johnson,

      I'm Abby Lin, from your phonetics class. I'm really interested in phonetics, so I've decided to continue my studies in this area. I plan to apply to three schools: (1) The Australian National University; (2) the University of California, Berkeley (UCB); and (3) UCL (University College London). I think you are the teacher who knows my work best, so I'm wondering if you would be able to write a letter of recommendation for me? If you are unable to help out on this, I will understand, and please just let me know.

      Thank you very much in any case, and looking forward to hearing back from you soon.

      Sincerely,

      Abby Lin


這篇文章是更新的版本,原文是 2015 年時我在台大外文系教授史嘉琳 Karen Chung 老師的協助下完成的。

With thanks to Karen Chung for her assistance in writing this article.

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